Mô tả Công việc – Trợ lý Tài chính & Vận hành
Trung tâm Anh ngữ Simson tồn tại để đào tạo những người nói tiếng Anh tự tin bằng cách xây dựng một cộng đồng học tập đầy nhiệt huyết, tận tâm giúp nhau cùng phát triển và thành công
Mục tiêu của chúng tôi là tạo ra một môi trường nơi học viên có thể phát triển mạnh mẽ khi học được cách giao tiếp rõ ràng và hiệu quả. Chúng tôi là một trung tâm Anh ngữ quy mô nhỏ theo mô hình boutique, tập trung đáp ứng nhu cầu cá nhân của những người học tiếng Anh để phát triển sự nghiệp, đạt được thành công trong học tập, du học, hoặc giao tiếp với bạn bè trên khắp thế giới
Mô tả Công việc – Trợ lý Tài chính & Vận hành 2026
Trợ lý Tài chính và Vận hành cung cấp sự hỗ trợ hành chính và vận hành thiết yếu cho đội ngũ tài chính và ban lãnh đạo. Vị trí này chịu trách nhiệm hỗ trợ các quy trình tài chính, duy trì hồ sơ chính xác, hỗ trợ các chức năng báo cáo và góp phần đảm bảo hoạt động kinh doanh hằng ngày diễn ra suôn sẻ. Ứng viên lý tưởng là người có tính tổ chức cao, chú trọng chi tiết và có khả năng quản lý nhiều ưu tiên cùng lúc, đồng thời luôn giữ được tính bảo mật và độ chính xác trong công việc
Simson cam kết xây dựng một môi trường làm việc hỗ trợ và hợp tác, nơi ngay cả các thành viên làm bán thời gian cũng đều lựa chọn gắn bó và phát triển lâu dài cùng chúng tôi. Ở vị trí này, bạn sẽ có cơ hội tích lũy kinh nghiệm thực tế quý giá trong các lĩnh vực cốt lõi của việc vận hành một trung tâm giáo dục, bao gồm tài chính, quan hệ với cơ quan nhà nước, vận hành và quản lý doanh nghiệp tổng thể
Ứng viên trúng tuyển sẽ nhận được sự hướng dẫn và đào tạo thường xuyên, làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp nhưng thân thiện, nâng cao kỹ năng giao tiếp tiếng Anh trong môi trường công việc, và có cơ hội tham gia vào các hoạt động cũng như các sự kiện đặc biệt của trung tâm
Báo cáo cho: Trưởng bộ phận tài chính and Quản lý hoạt động Kinh doanh
Lương và Phúc lợi: Lương dựa trên kinh nghiệm thực tế của ứng viên, Phúc lợi bao gồm bảo hiểm xã hội và thưởng các ngày nghỉ lễ Việt Nam
Ngày bắt đầu làm việc: Sớm nhất có thể
Trách nhiệm chính:
Kế toán và Tài chính:
Hỗ trợ tiếp nhận và ghi chép thu – chi hằng ngày, bao gồm tiền mặt và chuyển khoản
Duy trì hồ sơ học phí chính xác và xuất biên lai
Theo dõi các khoản thanh toán còn tồn đọng và chuẩn bị bản tổng hợp để rà soát
Sắp xếp, lưu trữ chứng từ tài chính, hóa đơn, hợp đồng và hồ sơ
Hỗ trợ lập báo cáo tài chính hằng tháng và đối chiếu số liệu
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ cho việc kê khai thuế và kiểm toán
Hỗ trợ chuẩn bị bảng lương và đăng ký/điều chỉnh bảo hiểm xã hội khi cần
Hỗ trợ Trưởng bộ phận tài chính Tài chính thực hiện các công việc khác theo yêu cầu
Báo cáo với cơ quan nhà nước và giấy tờ:
Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước một cách kịp thời và chính xác
Hỗ trợ việc thực hiện thủ tục xin cấp mới và gia hạn visa, giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho nhân viên nước ngoài, đảm bảo tuân thủ quy định địa phương
Thực hiện các yêu cầu của ban quản lý liên quan đến việc nộp hồ sơ, bao gồm công chứng giấy tờ, xin phê duyệt/chữ ký, in ấn và đóng dấu
Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học cho tất cả biểu mẫu, báo cáo, v.v. (cả bản điện tử và bản giấy)
Tham dự các hội nghị để cập nhật và hiểu rõ hơn về các quy định và thủ tục của cơ quan nhà nước
Hỗ trợ Quản lý hoạt động Kinh doanh thực hiện các công việc khác theo yêu cầu
Phối hợp Mua sắm và Quản lý Vật tư:
Tiếp nhận và xử lý các đề nghị mua sắm từ quản lý, giáo viên và nhân viên
Tìm nguồn và mua sắm các vật tư đã được phê duyệt theo đúng quy trình của công ty
Phối hợp đặt hàng với nhà cung cấp và đảm bảo nhận được hóa đơn cùng chứng từ hợp lệ của công ty
Theo dõi mức tồn kho và đảm bảo luôn có đủ văn phòng phẩm, tài liệu giảng dạy và thiết bị vệ sinh
Lưu trữ hồ sơ mua sắm và chứng từ chi phí một cách ngăn nắp, khoa học
Bảo trì Cơ sở Vật chất:
Điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên vệ sinh khi cần thiết
Theo dõi tình trạng vệ sinh nhằm đảm bảo môi trường học tập an toàn và chuyên nghiệp
Kiểm tra công việc đã hoàn thành và phản hồi để duy trì tiêu chuẩn chất lượng
Báo cáo các vấn đề về bảo trì hoặc cơ sở vật chất cho Quản lý Vận hành Kinh doanh khi cần thiết
Các công việc khác:
Tham dự các cuộc họp quản lý hằng tháng
Hỗ trợ các buổi họp phụ huynh và các sự kiện khác khi được yêu cầu
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công
Yêu cầu trình độ:
Giáo dục:
Bằng Cử nhân ngành Kế toán, Tài chính, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
Kinh nghiệm:
Có từ 1–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, kế toán hoặc các vị trí hành chính
Am hiểu cơ bản về kế toán, thuế và tuân thủ theo quy định tại Việt Nam (ưu tiên)
Kỹ năng:
Khả năng chú ý đến chi tiết cao
Kiến thức kế toán cơ bản
Thành thạo Excel / Google Sheets
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt
Khả năng xử lý thông tin bảo mật
Kỹ năng giao tiếp rõ ràng (thành thạo tiếng Việt; biết tiếng Anh cơ bản là một lợi thế)
Phẩm chất cá nhân:
Chủ động và có tư duy giải quyết vấn đề
Thoải mái khi làm việc độc lập
Linh hoạt và dễ thích nghi
Để ứng tuyển, vui lòng gửi CV và thư xin việc của bạn đến địa chỉ emaillenga@simsonenglish.com.Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua điện thoại hoặc Zalo theo số 0387 73 71 74.
Simson English Academy exists to produce confident English speakers by creating a passionate community of learners dedicated to seeing each other thrive.
Our goal is to create an environment where our students can thrive as they learn to communicate clearly and effectively. We are a small boutique English center focused on meeting individual needs for those who are learning English to further their career, to be successful at school, to study abroad, or to communicate with friends from around the world.
Job Description: Finance and Operations Assistant
The Finance and Operations Assistant provides essential administrative and operational support to the finance and leadership teams. This role is responsible for assisting with financial processes, maintaining accurate records, supporting reporting functions, and helping ensure smooth day-to-day business operations. The ideal candidate is highly organized, detail-oriented, and capable of managing multiple priorities while maintaining confidentiality and accuracy.
Simson is committed to fostering a supportive and collaborative work environment where even part-time team members choose to stay and grow with us long term. In this role, you will gain valuable, hands-on experience across the key areas of running an education center, including finance, government relations, operations, and overall business management.
The successful candidate will receive regular guidance and training, work in a professional yet friendly environment, strengthen their professional English communication skills, and have opportunities to participate in the center’s activities and special events.
Reports to: Director of Finance and Business Operations Manager
Salary & Benefits: Based on experience, including social insurance and Vietnamese holidays
Desired Start Date: As soon as possible
Key Responsibilities
Accounting & Finance:
Assist with receiving and recording daily income and expenses, both cash and transfers
Maintain accurate tuition payment records and issue receipts
Track outstanding payments and prepare summaries for review
Organize financial documentation, invoices, contracts, and records
Assist in preparing monthly financial reports and reconciliations
Assist with preparing documents for tax filings and audits
Support payroll preparation and social insurance registration/adjustments, as needed
Assist the Director of Finance with other tasks as required.
Government Reporting and Documentation:
Assist with preparing required government reports in a timely and accurate manner
Support the process of obtaining and renewing visas, work permits, and temporary residency cards for foreign staff, ensuring compliance with local regulations
Carry out management requests related to submitting paperwork, including notarizing documents, obtaining approvals/signatures, printing, and stamping
Maintain organized filing systems for all forms, reports, etc. (both digital and physical)
Attend conferences to gain exposure to government regulations and procedures
Assist the Manager of Business Operations with other tasks as required
Purchasing & Supplies Coordination:
Receive and process purchase requests from supervisors, teachers, and staff
Source and procure approved supplies in accordance with company procedures
Coordinate orders with vendors and ensure proper company invoices and documentation are obtained
Monitor inventory levels and ensure continuous availability of office supplies, teaching materials, and cleaning equipment
Maintain organized purchasing records and expense documentation
Facilities Maintenance:
Coordinate and manage cleaning staff schedules
Monitor cleanliness to ensure a safe and professional learning environment
Inspect completed work and provide feedback to maintain quality standards
Report maintenance or facility issues to the Business Operations Manager, as needed
Other Tasks:
Attend monthly management meetings
Support parent meetings and other events when assistance is requested
Assist with other tasks as assigned
Qualifications
Education:
Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Business Administration, or related field
Experience:
1–3 years in finance, accounting, or administrative roles
Familiarity with Vietnamese accounting, tax, and compliance basics (preferred)
Skills:
Strong attention to detail
Basic accounting knowledge
Proficiency in Excel / Google Sheets
Organizational and time management skills
Ability to handle confidential information
Clear communication skills (Fluent in Vietnamese; basic English skills a plus)
Personal Traits:
Reliable and trustworthy
Proactive and problem-solving mindset
Comfortable working independently
Flexible and adaptable
To apply, please send your resume and a cover letter to lenga@simsonenglish.com. You may also contact us by phone or Zalo at 0387 737174 with any questions.